به‌معنی ثبت تمام دادوستدهایی است که از کسب‌وکار ناشی می‌شود و می‌تواند در قالب ارقام پولی بیان گردد (دیکسون، آ 1377، ص. 63). دفترداری ممکن است ساده و یک‌طرفه باشد یا مترادف و دوطرفه (نبوی، 1383، ص. 69) و یا سه‌طرفه باشد. در دنیای پر ابهام اقتصاد امروز، تنها پول درآوردن برای بنگاه‌های اقتصادی و افراد مهم نیست بلکه مستندسازی درست همه رویدادهای کسب‌وکار نیز به همان اندازه برای صاحبان کسب‌وکار اهمیت دارد (قاسمی، 1390، ص. 40). یک کاسب‌کار خانگی باید بتواند همانند یک دفتردار، اطلاعات مالی کسب‌وکار خود را ثبت و ضبط کند و در مواقع لزوم از آنها بهره ببرد (گلابی و دیگران، 1390، ص. 67). با رعایت مفهوم مربوط بودن هزینه با درآمد، در کسب‌وکار خانگی نیز می‌توان همان هزینه‌های قابل قبول اعمال شده در دیگر فعالیت‌های تجاری را مد نظر قرار داد مشروط بر اینکه این هزینه‌ها مربوط به مخارج غیرکاری و امور شخصی نباشد (جمشیدی‌فرد، 1386، ص. 59).

     تهیه و تنظیم اسناد حسابداری (مریدی، 1381، ص. 265) ثبت، طبقه‌بندی و تجزیه و تحلیل کلیه رویدادها، مذاکرات و معاملات مربوط به فعالیت‌های مالی کسب‌وکار، در دفاتر حسابداری؛ براساس یک طرح صحیح از پیش تعیین‌شده، به‌منظور اداره منظم کسب‌وکار و برقراری اساس و مبنای مناسب برای تعیین وضع مالی و نتیجه فعالیت‌های کسب را دفترداری نامند. در اجرای این فعالیت‌ها باید اصول پذیرفته شده حسابداری رعایت شده و به مقررات قانونی عمل شود (دیکسون، ب 1377، ص. 71؛ کوهلر، 1975، به نقل از نبوی، 1383، ص. 69؛ مریدی، 1381، ص. 265). در واقع فن ثبت کلیه معاملات بازرگانی در دفاتر حساب است (نبوی، 1383، ص. 69)، که به‌صورت خلاصه تنظیم شده باشد (دیکسون، ب 1377، ص. 71)، به‌طوری‌که وضع تجاری در هر زمان نشان داده شود (فرهنگ، 1372، ص. 80). به بیان ساده، دفترداری به‌معنی ثبت تمام دادوستدهایی است که از کسب‌وکار ناشی می‌شود و می‌تواند در قالب پول بیان گردد (دیکسون، آ 1377، ص. 63). نباید دفترداری را با حسابداری اشتباه گرفت. همان‌طورکه حساب، بخش عملیاتی ریاضیات است، دفترداری نیز بخش عملیاتی حسابداری است (هورن گرن؛ هاریسون و رابینسون، 1386، ص. 13). فرایند حسابداری شامل وظیفه دفترداری هم می‌شود. وظیفه دفترداری، تحریر دفاتر و تهیه صورتحساب‌ها است درحالی‌که در حسابداری وظایفی نظیر شناسایی مختلف، طراحی فرم‌ها و صورتحساب‌ها نیز مطرح است. لذا دامنه حسابداری بسیار گسترده‌تر از دفترداری است (عباس‌زاده، معینی‌زاده، موسوی بایگی، همایونی، 1391، ص. 17). دفترداری آینه کسب‌وکار است و با مراجعه به دفاتر و مرور فعالیت‌های مالی، می‌توان دریافت که:

· چه معاملاتی صورت گرفته است؟

· رابطه مالی کسب‌وکار با اشخاص، مؤسسات، شرکت‌ها و... از چه قرار است؟

· نتیجه دادوستدها برای یک مدت معین چه بوده است؟

· وضع مالی کسب‌وکار در یک تاریخ معین چگونه است؟

· در یک دوره معین چقدر هزینه شده است؟

· در یک بازه زمانی مشخص چه مقدار درآمد، حاصل شده است؟ (دیکسون، ب 1377، ص. 71؛ سجادی‌نژاد، 1366، ص. 1).

     به زبان ساده برای انجام و گردش صحیح امور، صاحب یک کسب‌وکار، باید بداند چه مقدار پول دریافت کرده‌، چه مقدار پول خرج کرده و از همه مهم‌تر اینکه چگونه خرج کرده‌است (دیکسون، آ 1377، ص. 63). یک کسب‌وکار خودگردان باید؛ اختصاص پول کم برای نیازهای اصلی، سیکل‌های فروش کوتاه‌مدت (زیر یک ماه)، دوره‌های پرداخت کوتاه (زیر یک ماه)، را شامل شود (کاوازاکی، 1390، ص. 98). تنها راه دستیابی به این مسائل، بهره‌گیری از فن دفترداری است. به فردی که در حوزه فعالیت‌های مالی هر کسب‌وکار، وظیفه تهیه و تنظیم اسناد حسابداری ثبت معاملات در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل را به‌عهده داشته باشد، دفتردار گفته می‌شود. اگر علاوه‌براین فعالیت‌ها، بر ثبت معاملات نظارت داشته و یا به تهیه و تنظیم صورت‌های مالی نظارت کند، حسابدار خوانده می‌شود (مریدی، 1381، ص. 264).

معاملات بازرگانی: همان‌طورکه ذکر شد، منظور از دفترداری ثبت مداوم معاملات مالی و بازرگانی است. لذا لازم است توضیح مختصری راجع به ماهیت این معاملات داده شود. هر معامله بازرگانی چنانکه از اصطلاح دادوستد استنباط می‌شود شامل مبادله پول، اجناس یا خدماتی است که ارزش آن به پول تعیین شده باشد. بنابراین هر معامله بازرگانی شامل دو جنبه بوده و متضمن دادن یک انتفاع و گرفتن یک انتفاع در مقابل آن است (سجادی‌نژاد، 1366، ص. 1). در واقع، هر دادوستد تجاری شامل دو طرف است. یکی طرفی که می‌پردازد و دیگری طرفی که دریافت می‌دارد. به‌عبارت‌دیگر یک طرف از کسب خارج می‌شود و در عوض طرف دیگر به کسب وارد می‌شود. مثلاً اگر کالایی به فروش برسد، کالا خارج می‌شود و در عوض پول نقد وارد می‌گردد (دیکسون، آ 1377، صص. 64 و 68).

انواع دفترداری

دفترداری ممکن است ساده و یک‌طرفه باشد یا مترادف و دوطرفه (نبوی، 1383، ص. 69) البته نوع بسط یافته‌ای از دفترداری دوطرفه از سال 1989 میلادی مطرح شد که دفترداری سه‌طرفه یا تکانه سود نام گرفت.

دفترداری یک‌طرفه: دفترداری در ابتدا ثبت سوابق در دفتر نقدی بوده است. این عمل شبیه به بررسی حساب‌های ثبت شده درآمد و هزینه‌های گوناگون است. در دفترداری یک‌طرفه، فقط یک طرف معاملات مورد توجه قرار می‌گیرد. امروزه از این نوع استفاده نمی‌شود چراکه هر فعالیت مالی حداقل دارای دو طرف است (نبوی، 1383، ص. 70).

دفترداری دوطرفه: سیستم دفترداری دوطرفه مجموعه‌ای از قوانین در جهت ثبت اطلاعات مالی در یک سیستم حسابداری مالی است که هر دو جنبه معاملات بازرگانی در دفاتر حساب ثبت شده و بدین‌وسیله تأثیر معاملات هم از نظر کسب‌وکار و هم از نظر اشخاصی که کاسب با آنها معامله می‌کند نشان داده می‌شود. یعنی ثبت جنبه‌های دوگانه هر دادوستد (سجادی‌نژاد، 1366، ص. 2).

دفترداری سه‌طرفه: با بسط دفترداری دوطرفه به سه‌طرفه، طبقه جدیدی از مبادلات به نام مبادلات درون بودجه‌ای خواهیم داشت که مربوط به تغییرات بودجه است و ثبت‌های آن در ستون بودجه منعکس می‌شود. این نوع دفترداری، یک سیستم حسابداری جایگزین است که توسط یوجی ایجیری توسعه یافته و درحال‌حاضر در سیستم حسابداری مالی در جهان مورد توجه قرار گرفته است. براساس این نوع دفترداری، می‌توان دریافت که خالص دارایی‌های یک واحد تجاری در نتیجه عملیات آن در طی یک دوره معین افزایش یا کاهش یافته است. تکانه سود فراتر از مفهوم درآمد است و به‌معنای توانایی واحد در ایجاد درآمد به یک میزان معین است، پس نیرو به‌عنوان عاملی است که تکانه سود را تحت تأثیر قرار می‌دهد. یک واحد تجاری تحت تأثیر نیروهای مختلف داخلی و خارجی است که با یکدیگر موجبات تغییر درآمد را فراهم می‌کنند (ایجیری، 1384، صص. 38و42).

قواعد اساسی دفترداری

برای هر معامله بازرگانی بایستی یک یا چند حساب بدهکار و یک یا چند حساب دیگر بستانکار شود به‌طوری‌که جمع اقلام بدهکار با جمع اقلام بستانکار مربوط به یک معامله بازرگانی با یکدیگر مساوی باشند. حسابی که انتفاعی می‌دهد بستانکار و حسابی که انتفاعی می‌ستاند بدهکار می‌شود. سیستم کاربردی دفترداری شامل دو قسمت دفترکل و دفتر معین است. علاوه‌براین دو نوع دفتر، دفاتر دیگری به نام دفاتر آماری یا فرعی نیز نگاهداری می‌شوند که از نظر ثبت معاملات با روش دفترداری بالاخص دوطرفه ضروری نبوده ولی هر مؤسسه بنابر احتیاجات خود آنها را نگاه می‌دارد. از قبیل دفتر سفارشات، دفاتر جنسی و نقدی انبار و... (سجادی‌نژاد، 1366، ص. 11).

دفتر کل: اصولاً هرکسی که معاملاتی انجام می‌دهد، برای آنکه حداکثر اطلاع را با حداقل زحمت در هر موقع راجع به این معاملات در دسترس داشته باشد، باید آنها را طبقه‌بندی نموده و معاملات از یک نوع، یا با یک شخص، یا مؤسسه معین را در یک جا ثبت کند (سجادی‌نژاد، 1366، ص. 2). مجموعه حساب‌های یک کسب‌وکار را دفتر کل می‌نامند (نبوی، 1383، ص. 71) که با ارائه تصویری تقریباً کاسب را در جریان فعالیت‌های کاری قرار می‌دهد (دیکسون، ب 1377، ص. 72). به بیانی ساده، دفترکل یک دفتر عمومی است که برای ثبت کلیه وقایع مالی ناشی از فعالیت‌های کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد (دیکسون، آ 1377، ص. 63).

دفاتر معین: دفاتر معین جهت یادآوری مسائل و وقایع مالی مهم کسب‌وکار استفاده می‌شود. مانند قبوضی که باید پرداخت و... لازم به تذکر است که تعداد و تنوع دفاتر معین بستگی به دامنه و وسعت کسب‌وکار دارد (دیکسون، آ 1377، ص. 63؛ دیکسون، ب 1377، ص. 72).

دفتر فاکتورها: در هنگام فروش اجناس و خدمات به مشتری لازم است فاکتور نیز به مشتری تحویل گردد، همچنین نسخه دوم فاکتور تنظیمی در دفتر فاکتورها نگهداری شود. زمانی‌که مشتری مبالغ فاکتور را پرداخت کرد باید ضمن ثبت آن مبالغ در دفترکل در جلوی آن عبارت «پرداخت شد» قید شود، سپس در پوشه اسناد هزینه بایگانی گردد (دیکسون، ب 1377، ص. 93).

دفتر روزنامه: دفتر روزنامه یا دفتر ثبت اولیه معاملات عبارت است از دفتری که کلیه فعالیت‌های مالی در آن تجزیه و تحلیل، تعیین حساب‌های بدهکار و بستانکار در هر معامله، و به‌ترتیب تاریخ وقوع ثبت توضیح داده می‌شود. تمام اطلاعات و توضیحات مربوط به یک دادوستد در دفتر روزنامه در یک‌جا نشان داده می‌شود. استفاده از دفتر روزنامه در جلوگیری از وقوع اشتباه در عملیات دفترداری کمک می‌کند (نبوی، 1383، صص. 120-122). این دفتر برای ثبت جزئیات اجناس و یا خدماتی که از فروشنده یا توزیع‌کننده، خریداری و یا دریافت شده است تنظیم می‌شود (دیکسون، ب 1377، ص. 94). نخستین مرحله دفترداری مرحله ثبت معاملات است و در این مرحله کلیه دادوستدها و فعالیت‌های مالی به‌ترتیب در دفتر روزنامه ثبت می‌شود، سپس در مرحله دوم، تمام اعدادی که در دفتر روزنامه ثبت شده است به صفحات و حساب‌های مختلف دفتر کل انتقال می‌یابد (نبوی، 1383، ص. 119).

دفترچه یادداشت کسب‌وکار: یک دفترچه یادداشت ساده جهت ثبت وقایعی است که بین کاسب و کسب‌وکار وی به وقوع می‌پیوندد. به‌عنوان مثال هر مبلغی را که وارد کسب‌وکار می‌کند و یا هر مبلغی را که از صندوق برداشت می‌کند، باید در این دفتر ثبت شود (دیکسون، ب 1377، ص. 95).

دفتر اموال: دفتر مذکور کلیه موجودی و اموالی را که در کسب‌وکار، شرکت و یا کارگاه استقرار دارد با رعایت برخی از جزئیات ترسیم می‌کند و به تصویر می‌کشاند (دیکسون، ب 1377، ص. 95).

دفترداری خانگی

در دنیای پر ابهام اقتصاد امروز، تنها پول درآوردن برای بنگاه‌های اقتصادی و افراد مهم نیست بلکه مستندسازی درست همه رویدادهای کسب‌وکار نیز به همان اندازه برای صاحبان کسب‌وکار اهمیت دارد (قاسمی، 1390، ص. 40). مهم‌ترین عوامل مؤثر در موفقیت یک کارآفرین، توانایی وی در نگهداری، تحلیل و مدیریت اطلاعات مالی و حسابداری است (کورن وال و هارتمن، 1390، ص. 50). بنابراین یک کاسب‌کار خانگی باید بتواند همانند یک دفتردار، اطلاعات مالی کسب‌وکار خود را ثبت و ضبط کند و در مواقع لزوم از آنها بهره ببرد. کسب‌وکارهای خانگی به‌عنوان کوچک‌ترین نوع کسب‌وکار شناخته شده‌اند و مدیر مالک این کسب‌وکارها بیشتر تمایل دارند که کسب‌وکار خود را به‌صورت مجرد یا حداکثر با همراهی فردی دیگر اداره نمایند (گلابی و دیگران، 1390، ص. 67). به‌همین‌دلیل، نوع دفترداری که از انواع روش‌های موجود دفترداری انتخاب می‌شود کاملاً به صاحب کسب‌وکار خانگی بستگی دارد. کاسب باید تصمیم بگیرد که برای کسب‌وکار وی، کدام روش دفترداری و شیوه حسابداری مناسب است. رایج‌ترین نوع دفترداری که در اکثر کسب‌وکارها مورد استفاده قرار می‌گیرد دفترداری دوطرفه است. دفترداری دوطرفه کامل‌تر از دفترداری یک‌طرفه و آسان‌تر از دفترداری سه‌طرفه است. این نوع دفترداری به‌راحتی قابل استفاده در انواع کسب‌وکارهای خرد و کلان است و در کسب‌وکارهای خانگی می‌تواند به‌سادگی مورد استفاده صاحبان کسب‌وکار قرار گیرد. بااین‌وجود، اینکه در دفترداری از چه تعداد از دفاتر معین استفاده شود و تا چه حد از اصول دفترداری بهره برده شود، دقیقاً بستگی دارد به نوع و وسعت کسب‌وکاری که صاحب کسب در منزل شروع خواهد کرد (Harper, n.d., P. 7). هنگامی‌که یک کاسب‌کار خانگی به‌عنوان دفتردار به حساب‌های خود رسیدگی می‌کند باید در نظر داشته باشد که هیچ‌چیزی واقعاً خسته‌کننده نیست؛ همیشه با آغوش باز از فنّاوری استقبال ‌کند؛ عاشق بازی با ارقام باشد؛ نسبت به دانستن قوانین مالیاتی و قوانین کاری اشتیاق داشته باشد؛ جزئیات را مدنظر قرار دهد؛ دقت نماید که تمامی اعداد و ارقام باید کامل باشند تا کسب‌وکار از لحاظ مالی دچار مشکل نشود؛ به چالش‌های حل یک مسئله خوشامد بگوید؛ زمان‌های مشخصی در جهت ثبت وقایع مالی و کنترل دفاتر اختصاص دهد؛ نسبت به صداقت و درستی در کسب‌وکار بیشترین اهمیت را قائل شود (رحمانی، 1389، صص. 26 و 27). در کسب‌وکار خانگی، باید صورت جریان‌های نقدی به‌عنوان یک بخش از گزارش‌های مالی ماهانه تهیه ‌شود. این اطلاعات ممکن است شامل اطلاعات مربوط به جریان‌های نقدی یا سایر اطلاعات مورد نیاز برای کارآفرین باشد تا از این طریق بتواند تصمیمات مؤثری بگیرد (کورن وال و هارتمن، 1390، ص. 52). تمام اسناد کسب‌وکار شامل فاکتورها، قبوض، صورتحساب‌های بانکی، رسیدها، و اسناد مالیاتی باید نگهداری شود. اگر محصولاتی جهت فروش دارد، نیاز خواهد داشت که اسناد مالی مربوط به هریک از مشتریان و نیز سوابق اعتباری مشتریان دائم خود را ثبت و نگهداری کند (Harper, n.d., P. 7). در اصل کسب‌وکار خانگی استخدام بیشتر از 5 نفر نیست (Smit & Donaldson, 2011, P. 25) بااین‌وجود، اگر صاحب کسب، کارگرانی تحت استخدام دارد، باید سوابق صورت پرداخت حقوق و فیش‌های حقوقی را نگهداری کند. نگهداری فهرست موجودی کالا، اموال و یا اسناد خدماتی که ارائه می‌دهد، ضروری است. با رعایت مفهوم مربوط بودن هزینه با درآمد، در کسب‌وکار خانگی نیز می‌توان همان هزینه‌های قابل قبول اعمال شده در دیگر فعالیت‌های تجاری را مدنظر قرار داد مشروط بر اینکه این هزینه‌ها مربوط به مخارج غیرکاری و امور شخصی نباشد. در این ارتباط دو نوع هزینه است که ماهیتاً در کسب‌وکار خانگی در خور توجه است. یکی هزینه‌های مرتبط با فضای خانه و دیگری هزینه‌های وسایل نقلیه و ایاب‌وذهاب. هزینه‌های مربوط به فضای خانه به دو بخش تقسیم می‌شود هزینه‌های اشغال محیط خانه و هزینه‌های اداره عملیات که به تبع محل کسب‌وکار است. به‌تناسب مساحت اشغال خانه برای فعالیت کسبی می‌توان درصدی از هزینه اجاره یا بهره وام خانه اگر در مالکیت باشد، عوارض سالانه شهرداری و هزینه بیمه مسکن را به‌عنوان هزینه قابل قبول در کسب‌وکار منظور کرد. ازسوی‌دیگر هزینه‌های عملیاتی به تبع کار «در» و یا «از» خانه متشکل از هزینه‌هایی است که در یک اتاق یا محل کار واقع می‌شود مانند ابزار نصبی، میز و صندلی، رایانه، کتابخانه و اثاثیه جنبی ازجمله تجهیزات برقی و وسایل کار، مخارج نظافت محل، تعمیر تجهیزات، همچنین هزینه‌های تلفن و اینترنت، در اعمال این هزینه‌ها این منطق که اگر کار و کسب به‌صورت خانگی انجام نمی‌شد هزینه‌های مزبور تحقق نمی‌یافت در تشخیص و قضاوت بر قابل قبول بودن هزینه‌ها نقش دارد. عموماً هزینه‌های رفت‌وآمد از خانه به محل کار برای همه اشخاص به‌عنوان هزینه‌های شخصی و غیرقابل اعمال به کسب‌وکار محسوب می‌شود. ولی رفت‌وآمدهای در ارتباط با کسب درآمد و بین محل‌های کار مثل مراجعه به محل مشتری و بانک‌ها پذیرفتنی است. همچنین هزینه‌های استفاده از خودرو شخصی مانند بردن تجهیزات و ابزار کار به محل مشتری مخارج مرتبط با کسب درآمد نیز محسوب می‌شود (جمشیدی‌فرد، 1386، ص. 59).