نگهداری اطلاعات درآمد و هزینه کسب‌وکارهای خانگی به‌منظور تحلیل مالی داده‌ها برای کمک به تصمیم‌گیری‌های کسب‌وکار است.

     کسب‌وکارهای خانگی معمولاً در بخش کسب‌وکارهای بسیار کوچک دسته‏بندی می‏شوند (Holmes et al, 1997, P. 68). این کسب‌وکارها، مزیت‏های بسیاری دارند؛ ازجمله پایین بودن میزان ریسک، پایین بودن میزان سرمایه موردنیاز جهت راه‏اندازی، استقلال عمل بیشتر، انعطاف‏پذیری بالاتر و صرفه‏جویی در وقت و انرژی. مطالعه‌ها نشان می‏دهد که بیش از 70 درصد کارآفرینان موفق، در ابتدا کار خود را از خانه شروع کرده‏اند (Finmark, 2006, P. 23). ازطرف‌دیگر، همواره تصمیم‌های صحیح تجاری با اطلاعات مربوط و قابل اتکای حسابداری پیوند ناگسستنی دارند. بنابراین، دانش حسابداری و دانش کسب‌وکار از هم قابل تفکیک نیستند. حسابداری زبان کسب‌وکار است. آشنایی ناقص با این زبان کنترل مالی و تصمیمات را به سطح نازلی تنزل می‌دهد. بنابراین ارتقای دانش و توانمندی به‌کارگیری این ابزار مقوله‏ای بسیار مهم برای اداره موفق کسب‌وکارهای خانگی است که نرخ شکست در آنها بین 20 تا 25 درصد است (Smith, 1997, P. 5).

     حسابداری به ما کمک می‏کند تا با استفاده از یک واحد اندازه‏گیری مشترک، یعنی واحد اندازه‏گیری پولی، بتوانیم منابع اقتصادی مختلف را اندازه‏گیری کرده، آثار و نتایج حاصل از به‌کارگیری آنها را ارزیابی کنیم و از این طریق، برنامه‏ریزی و مدیریت منابع اقتصادی را امکان‏پذیر سازیم (بختیاری، 1390، ص. ‏13).

     به زبان ساده، برای را‏ه‏اندازی و شروع هر کسب‌وکار به منابعی نیاز خواهد بود. در ساده‏ترین حالت ممکن، فرض کنید تمام منابع مورد نیاز توسط مالک کسب‌وکار فراهم شود. در این صورت:

منابع کسب‌وکار = منابع آورده شده توسط مالک

     به زبان حسابداری، منابع آورده شده توسط مالک، سرمایه و منابع واقعی استفاده شده برای کسب‌وکار، دارایی‏ها نامیده می‏شوند. به این معنی که اگر تمام منابع توسط مالک فراهم گردد، معادله حسابداری به‌صورت ذیل خواهد بود:

دارایی‏ها = سرمایه

     اما، در شرایط واقعی معمولاً افراد دیگری غیر از مالک نیز برخی دارایی‏ها را فراهم می‏آورند. به زبان حسابداری به این منابع، بدهی‏ها گویند. بنابراین در حالت کلی معادله حسابداری عبارتست از:

دارایی‏ها = بدهی‏ها + سرمایه

     سمت راست این معادله بیانگر آنست که «چه منابعی داریم؟» و سمت چپ نشان‏دهندة آنست که «منابع از چه محلی تأمین شده‏اند؟» (Wood and Sangster, 2005, PP. 7-8).

     معادله «دارایی‏ها = بدهی‏ها + سرمایه»، فقط در شرایطی که هنوز مؤسسه عملیاتی انجام نداده است تا سود و زیانی کسب کند، صادق است. هر مؤسسه‏ای در طی عملیات خود، در قبال کالا یا خدماتی که به مشتریان عرضه می‏کند درآمد کسب می‏کند و برای کسب این درآمد قسمتی از دارایی‏های خود را از دست می‏دهد و یا اصطلاحاً متحمل هزینه می‏شود. سود به دست آمده حقوق صاحبان مؤسسه روی دارایی‏ها را افزایش می‏دهد و زیان حاصله موجب کاهش آن می‏شود. حاصل جمع جبری سود و یا زیان با سرمایه، حقوق صاحبان مؤسسه (ارزش ویژه) نام دارد. بنابراین، به زبان بسیار ساده، به محض اینکه مؤسسه درآمدی کسب کرد و یا هزینه‏ای متحمل شد و به‌عبارت‌دیگر سود و زیانی حاصل شد، معادله حسابداری مؤسسه را باید به‌صورت زیر نوشت:

دارایی‏ها = بدهی‏ها + حقوق صاحبان مؤسسه

به‌طورکلی در یک جمع‏بندی می‏توان این‌گونه بیان نمود:

- تمام منابع اقتصادی که در تملک کسب‌وکار بوده، قابل تقویم به پول و دارای منافع آتی برای کسب‌وکار باشد، دارایی نام دارد.

- تمامی دیون و تعهدها به اشخاص حقیقی و حقوقی دیگر، بدهی نام دارد. بدهی‏ها در یک کسب‌وکار خانگی به‌طور معمول در اثر خرید نسیه کالا و خدمات یا دریافت وام به وجود می‏آیند که باید ظرف مدت معینی پرداخت شوند.

- روی دارایی‏های مؤسسه، دو نوع حق وجود دارد. حق صاحب (صاحبان) مؤسسه و حق دیگران که به آن بدهی گفته می‏شود.

     بدون توجه به تعداد مبادلات صورت‌گرفته، همواره رابطه بالا برقرار است. بنابراین هر واقعه مالی می‌بایست حداقل بر روی دو عنصر از عناصر آن اثر گذارد. این دو عنصر یا هر دو در یک طرف معادله است (واقعه مالی باعث افزایش یکی و کاهش دیگری است) و یا در طرفین معادله خواهد بود. این مفهوم اساس سیستم حسابداری دوبل است. در ادامه هریک از عناصر معادله حسابداری را با جزئیات بیشتر بررسی می‏کنیم.

ترازنامه و اجزای تشکیل‏دهنده‏ آن

ترازنامه یکی از صورت‏های مالی اساسی است که وضعیت مالی کسب‌وکار را در یک تاریخ مشخص (پایان سال مالی) نشان می‏دهد. عکسی است که نشان می‏دهد کسب‌وکار چقدر منابع اقتصادی دارد، چقدر بدهی دارد و به‌طورکلی وضعیت مالی آن ضعیف است یا قوی. با تهیه نظام‏مند ترازنامه، بررسی و تحلیل روند مالی کسب‌وکار امکان‏پذیر شده و در نتیجه می‏توان اقدامات لازم در جهت بهبود شرایط را به‌موقع اجرا نمود (Pinson, 2007, p.63). ترازنامه در حقیقت گزارشی است که تحقق معادله معروف «دارایی‏ها برابر است با بدهی‏ها و ارزش ویژه (حقوق صاحبان مؤسسه)» را در یک تاریخ معین نشان می‌دهد. به‌عبارتی به آگاهی خوانندگان این گزارش می‏رساند که در این مقطع زمانی چه داریم و آن را از کجا آورده‏ایم؟

     به‌منظور قابل استفاده کردن اطلاعات ترازنامه، دارایی‏ها و بدهی‏ها را می‏بایست به زیرمجموعه‌های اساسی طبقه‏بندی کرد. مثلاً تفکیک بدهی‏هایی که سررسید آنها در آینده نزدیک فرا خواهد رسید از بدهی‏هایی که چند سال دیگر به سررسید آنها باقی مانده است، جهت ارزیابی توان بازپرداخت، ضروری است ویا نحوه تأمین و مدیریت بر دارایی‏هایی که عمر آنها کوتاه‏مدت است با روش‏های مدیریت و کنترل دارایی‏های طویل‏العمر متفاوت است. با توجه به این موضوع، یکی از مهم‌ترین روش‏های طبقه‏بندی دارایی‏ها و بدهی‏ها، تفکیک اقلام جاری از اقلام غیرجاری است. اقلام جاری اقلامی هستند که طی یک سال و یا یک دوره عملیاتی (هر کدام طولانی‏تر است) نقد می‏شوند و یا سررسید آنها فرا می‏رسد (بختیاری، 1389، ص. 84).

اجزای اصلی دارایی‏ها:

· دارایی‏های جاری: دارایی‏های جاری عبارت‌اند از دارایی‏هایی که معمولاً طی یک سال به نقد تبدیل شوند. در واقع، این دارایی‏ها در چرخه عملیات کسب‌وکار در جریان بوده و وجود آنها برای جریان یافتن امور روزمره لازم است. به همین جهت به آنها سرمایه در گردش هم گفته می‏شود. انواع دارایی‏های جاری عبارت‌اند از (Pinson, 2007, P. 64):

- وجه نقد؛

- موجودی کالا: مواداولیه، کالای در جریان ساخت و کالای آماده برای فروش؛

- حساب‌های دریافتنی: طلب‏ها در اثر فروش نسیه کالا یا خدمات؛

- پیش‏پرداخت‏ها: مبالغی که جهت دریافت کالا یا خدمات در آینده، پرداخت شده است. مانند پیش‏پرداخت خرید مواد اولیه و یا ‌پیش‏پرداخت اجاره.

· دارایی‏های ثابت: دارایی‏های ثابت عبارت‌اند از دارایی‏های با ارزش قابل‌ملاحظه و عمر مفید بیش از یک سال که به‌منظور فروش خریداری نشده‌اند بلکه برای تولید کالا یا خدمات مورد استفاده قرار می‏گیرند. مثلاً در یک کسب‌وکار خانگی، ماشین‏آلات و تجهیزات تولید مانند ماشین‏های برش و پرس و نظایر آنها به‌عنوان دارایی‏های ثابت هستند.

اجزای اصلی بدهی‏ها:

· بدهی‏های جاری: دیون و تعهداتی که طی یک سال باید پرداخت شوند و مهم‌ترین موارد آن عبارت‌اند از:

- حساب‌های پرداختنی: این نوع بدهی در نتیجه خرید نسیه کالا و خدمات از دیگران ایجاد می‏شود و بایستی در موعدی که طبق قرارداد یا قول و قراری که به هنگام خرید کالا یا خدمات با فروشنده منعقد شده و مورد توافق قرار گرفته است، بازپرداخت شود.

- اسناد پرداختنی: اگر علاوه‌بر قرارداد و یا قول و قرار منعقده با فروشنده کالا یا خدمات، در قبال بدهی‏های ایجاد شده، اسنادی مانند سفته و برات نیز به طلبکار داده شود، به این نوع بدهی‏ها اسناد پرداختنی گفته می‏شود.

· بدهی‏های بلندمدت: این نوع از بدهی، بدهی‏های با سررسید بیش از یک سال می‏باشند. گاهی منابع مالی مورد نیاز کسب‌وکار از راه دریافت وام و تسهیلات از بانک‏ها یا اشخاص و مؤسسات دیگر تأمین می‏شود. بدهی‏های به وجود آمده در این مورد را وام پرداختنی می‏نامند و زیر مجموعه بدهی‏های بلندمدت است.

     یک نمونه ترازنامه با در نظر گرفتن ماهیت کسب‌وکارهای خانگی در ذیل نشان داده شده است.

صورت سود و زیان و اجزای تشکیل‏دهنده‏ آن

نتیجة فعالیت و عملکرد مؤسسه در طی یک دوره، در صورت سود و زیان منعکس است. نتیجه عملکرد مؤسسه از تفریق هزینه‌های آن از درآمدهایش به دست می‌آید.

     یکی از دلایل را‏ه‏اندازی اغلب کسب‌وکارها کسب سود است. البته اگر کسب‌وکار موفقیت‏آمیز نباشد، با زیان مواجه خواهد شد. محاسبه سود یا زیان یکی از مهم‌ترین اهداف سیستم حسابداری است.

1. سود ناخالص

یکی از مهم‌ترین استفاده‌های حساب‌های سود و زیان، مقایسه نتایج کسب شده با نتایج موردانتظار است. رقم سود حاصله در هر سطحی از فروش، قبل از کسر هزینه‌ها، بسیار مورد توجه است.

     بنابراین، به سادگی می‏توان مشاهده نمود که در محاسبه سود، صورتحساب سود و زیان به دو بخش تقسیم می‏شود. در بخش اول، سود ناخالص را خواهیم داشت و در بخش بعد، سود خالص محاسبه می‏شود.

     سود ناخالص، ما‏به‏التفاوت بین درآمد حاصل از فروش و بهای تمام‏شده کالای فروش‌رفته در طی دوره مورد بررسی است. به‌طور خلاصه:

فروش منهای بهای تمام شده کالای فروش رفته = سود ناخالص

     مقایسه نرخ سود ناخالص از یک سال به سال دیگر و یا مقایسه آن با سایر کسب‌وکارهای فعال در صنعت مورد نظر، بسیار مورد توجه است. ساده‏ترین راه برای این منظور، بررسی سودناخالص به‌صورت درصدی می‏باشد. این درصدگیری معمولاً برمبنای فروش ویا برمبنای بهای تمام شده کالای فروش رفته محاسبه می‏شود (Taylor, 2007, P. 120).

     برای مثال اگر در یک کسب‌وکار خانگی رقم فروش در طی دوره 150 و بهای تمام شده آن 100 میلیون ریال باشد، بنابراین، 50 میلیون ریال سود ناخالص خواهیم داشت و در این صورت:

2. سود خالص

سود خالص عبارت است از سود ناخالص به‌علاوه هرگونه عایدی دیگر غیر از محل فروش، مانند اجاره‌های دریافتی یا سایر درآمدهای غیرعملیاتی، منهای کل هزینه‌های دوره، غیر از آنچه تحت عنوان بهای تمام شده کالای فروش رفته در نظر گرفته شد (Wood and Sangster, 2005, PP. 71-73).

قواعد حسابداری برای ثبت دوطرفه

برای طبقه‌بندی گروه خاصی از فعالیت‌های مالی از حساب استفاده می‌نماییم. برای هریک از اقلامی‌که در ترازنامه یا صورت سود و زیان قرار دارند حساب‌های جداگانه‏ای نگهداری می‏شود. حسابداران معمولاً برای کسب اطمینان از صحت تشخیص عنوان و نام حساب‌های بدهکار و بستانکار، ابتدا ثبت‏های لازم را در مدل ساده‏ای که به‌دلیل شباهت آن به حرف انگلیسی T، به همین نام موسوم است، ثبت می‏کنند. خط عمودی حساب را به دو بخش چپ و راست تقسیم می‏کند. بنابراین حساب در ساده‏ترین شکل خود دارای سه قسمت می‏باشد:

- عنوان حساب، عنوان حساب تعیین‌کنندة نوع اقلامی است که در آن حساب ثبت و روی‏هم انباشته می‏شوند، مانند حساب صندوق که کلیه فعالیت‏ها و تغییرات در وجه نقد مؤسسه را در خود جای می‏دهد یا حساب بدهکاران، حساب بستانکاران و حساب سرمایه.

- طرف راست هر حساب را اصطلاحاً و براساس قرارداد بدهکار می‏نامند.

- طرف چپ هر حساب اصطلاحاً و براساس قرارداد بستانکار نامیده می‏شود.

     در حسابداری اصطلاحاً ثبت اعداد و مبالغ در طرف راست (بدهکار) را بدهکار کردن و ثبت در طرف چپ (بستانکار) را بستانکار کردن می‌گویند. درصورتی‌که مبالغ مندرج در طرف راست حساب را جمع کنیم به آن «جمع بدهکار» گویند به جمع مبالغ طرف چپ این حساب «جمع بستانکار» گفته می‏شود. تفاضل این دو جمع «مانده» حساب در یک تاریخ معین می‏باشد. وقتی که جمع طرف بدهکار یک حساب بیشتر از جمع طرف بستانکار باشد مانده بدهکاری نامیده می‏شود. زمانی‌که جمع طرف بستانکار یک حساب بیشتر از جمع طرف بدهکار باشد مانده بستانکار خوانده می‏شود.

     حساب‌ها از نظر محل قرار گرفتن در گزارش‏های مالی پایان دوره‏ای به طبقات زیر تقسیم می‏شوند:

1) حساب‌های دارایی‏ها؛

2) حساب‌های بدهی‏ها؛

3) حساب‌های سرمایه‏ای؛

4) حساب‌های هزینه‏ای؛

5) حساب‌های درآمدی.

1. سیستم ثبت دوطرفه برای حساب‌های ترازنامه‏ای

· افزایش در حساب‌های دارایی‏ها به‌صورت بدهکار ثبت می‏شود.

· کاهش در حساب‌های دارایی‏ها به‌صورت بستانکار ثبت می‏شود.

· افزایش در حساب‌های بدهی‏ها/ سرمایه‏ای به‌صورت بستانکار ثبت می‏شود.

· کاهش در حساب‌های دارایی‏ها/ سرمایه‏ای به‌صورت بدهکار ثبت می‏شود.

در تطابق با معادله اساسی حسابداری:

2. تأثیر سود (زیان) بر روی حقوق صاحبان مؤسسه و سیستم ثبت دوطرفه برای درآمد و هزینه‌ها

سود، متعلق به مالکان (صاحبان) مؤسسه است. درآمد، سود را افزایش می‏دهد، بنابراین حقوق صاحبان مؤسسه افزایش یافته و در نتیجه به‌صورت بستانکار ثبت می‏شود. هزینه‌ها، سود را کاهش می‏دهند، بنابراین حقوق صاحبان مؤسسه کاهش یافته و در نتیجه به‌صورت بدهکار ثبت می‏شود. در نتیجه:

· افزایش درآمدها به‌صورت بستانکار ثبت می‏شود.

· کاهش درآمدها به‌صورت بدهکار ثبت می‏شود.

· افزایش هزینه‌ها به‌صورت بدهکار ثبت می‏شود.

· کاهش هزینه‌ها به‌صورت بستانکار ثبت می‏شود.