واژة اطلاعات معمولاً حقایق و عقایدی را دربر میگیرد که در زندگی روزمره کسب و انتقال داده میشوند. منابع، انواع شکلهای انتقال و کسب اطلاعات بسیار گوناگون است. به اطلاعاتی که بهشکل منطقی سازمان پیدا کرده باشد، دانش سامانیافته گفته میشود، اینگونه اطلاعات با شکلهای رسمی و مطالعات منظم فراهم میآید. اشکال و ابزار انتقال اطلاعات متنوع است و تنها به انتقال از طریق نوشته یا کلام محدود نمیشود. اشکالی از بیان که در زمره بیان هنری قرار دارند نیز حاوی اطلاعات هستند. در دنیای کنونی، اطلاعات سازمانیافته موضوع انواع دانشهاست که بهصورت رشتههای گوناگون، همچون فیزیک، شیمی، زیستشناسی، جامعهشناسی و مثل اینها تبلور یافته است. اطلاعات در عرصه تجارت نیز امروزه به یکی از فعالیتهای عمده اقتصادی تبدیل شده است. علاوهبراین، شاخهها و بخشهای گوناگون صنعت هر روز بیشتر به فنّاوری اطلاعات ( فنّاوری اطلاعات) وابسته میشوند. طی 3 دهه گذشته، میزان نیروی کاری که در بخش فنّاوری اطلاعات اشتغال داشتهاند، در کشورهای پیشرفته دهها برابر شده است. امروزه، اهمیت اطلاعات در زندگی بشر بهجایی رسیده است که عصر حاضر به عصر اطلاعات شهرت یافته است. اطلاعات در پیشبرد امور گوناگون جامعه، از جمله در مدیریت خرد و کلان، جایگاه ویژهای دارد. پیچیده شدن اداره امور ( اداره امور) در جوامع امروزی، از جمله در حوزههای مدیریت شهری، استفاده از اطلاعات را به عنصری ضروری در کار ساماندهی مسائل تبدیل کرده است.
موضوع اطلاعات بهعنوان یک مبحث علمی و همچنین شاخهای از فنّاوری، دامنه گستردهای دارد و حوزههایی همچون پردازش اطلاعات، نظامهای اطلاعاتی و مباحثی چون کسب، ثبت، ساماندهی، بازیابی و انتشار اطلاعات را دربر میگیرد. اطلاعات همچنین موضوع بحثهای نظری و عرصه نظریهپردازی نیز هست.
کسب و ثبت اطلاعات
اطلاعات از نیازهای اساسی انسان است؛ انسانها برای کارهای مختلف زندگی خود، از سادهترین تا پیچیدهترین آنها، به اطلاعات نیاز دارند. انسان در ارتباط با محیط همواره از طریق حواس خود به دریافت اطلاعات مشغول است و مغز انسان عالیترین دستگاه پردازش اطلاعات محسوب میشود. جامعه انسانی از گذشتههای دور برای کسب، حفظ، ساماندهی و انتقال اطلاعات تمهیداتی پدید آورده است. در آغاز حیات بشر، مهمترین وسیله حفظ اطلاعات، حافظه بود. بسیاری از میراثهای ارزشمند فرهنگ بشری، مثل آداب آئینی، دینی و اساطیری برای دورانی طولانی بهصورت شفاهی و با تکیه بر حافظه انسانی، از نسلی به نسل دیگر منتقل شده است. بعد از ابداع نوشتن، ثبت اطلاعات بر انواع وسایل، چون گل، سنگ، پوست و پاپیروس ممکن شد.
ابداع خط چنان رخداد بزرگی در حیات بشری محسوب میشود که بهواسطه آن، دوران زندگی بشر به پیش از تاریخ مدوّن و بعد از تاریخ مدوّن تقسیم شده است. طی سدة اخیر، فنّاوریهای تازهای در عرصه اطلاعات پیدا شده است که بعد از انقلاب خط، انقلاب جدیدی در عرصه اطلاعات محسوب میشود. در 2 سدة اخیر، پس از اختراع فن چاپ، که آن نیز بهنوبه خود رخدادی بزرگ در فنّاوری اطلاعات بود، فنّاوریهای نوینی، یکی پس از دیگری، وارد عرصه زندگی اجتماعی شده است که قرن ما را به سهم خود به قرن متمایزی در تاریخ بشر تبدیل کرده است. بهدنبال اختراع کاست، فیلم و سرانجام شیوههای تازهای در چاپ، فنّاوری دیجیتالی وارد عرصه شده است که فنّاوری اطلاعات را به جایگاهی کاملاً متمایز ارتقاء داده است، بهگونهایکه، عصر کنونی را به تعبیری به عصر اطلاعات و ارتباطات تبدیل کرده است.
ذخیرهسازی و بازسازی اطلاعات
نظامهای ذخیرهسازی و بازیابی اطلاعات، تمهیداتی هستند برای جمعآوری، تجزیه و تحلیل، طبقهبندی، ساماندهی، ذخیره کردن، جستن و عرضه اطلاعات. پیش از دهة 1960م، اطلاعات اساساً در کتابخانهها، مراکز اسناد و بایگانیها و پروندهها نگهداری میشد. با ورود رایانه به عرصه کار و زندگی، از جمله در سازمانهای اداری، شیوهها و کیفیات استفاده از اطلاعات تحول شگرفی یافت. سازمانها و مدیران اکنون این امکان را دارند که با ذخیرهسازی و بازیابی مقادیر عظیمی از اطلاعات، کارهای حوزه خود را بهنحو بهتری به پیش برند. رایانههای شخصی قابل حمل به آنها امکان میدهد که به پایگاههای اطلاعاتی وسیعتری در بیرون از ادارات خود دسترسی داشته باشند. این البته غیر از امکانات و آرمانهایی است که از آنها بهعنوان شهر الکترونیک (← شهر الکترونیک) و دولت الکترونیک (← دولت الکترونیک) یاد میشود.
ذخیرهسازی اطلاعات عمدتاً شامل مراحل زیر است:
· پیدا کردن اطلاعات مأخذ؛
· انتخاب واژگان تعریفکننده این مأخذ؛
· گزینش چارچوب برای ساماندهی به واژگان نمایه؛
· نمایه؛
· گزینش شیوه جستجو در پرونده؛ و
· بازیابی و عرضه.
· نمایهسازی. یکی از مراحل ساماندهی اطلاعات نمایهگذاری است. نمایهسازی یعنی تعیین واژگان یا اصطلاحاتی در زبان رایج، بهعنوان نشانة نوع یا طبقه معینی از اطلاعات. برای هریک از اسناد میتوان رمزی را در قالب واژه تعیین کرد. در دستگاههای پیشرفته رایانهای این کار بهصورت خودکار انجام میشود.
· پرسشگذاری. برای جستجوی اطلاعات جهت بازیابی آنها نیز فرمولهایی در نظر گرفته میشود. این فرمولها باید با اطلاعات ذخیرهشده و مورد جستجو رابطه داشته باشند. در این خصوص نیز دستگاههای پیشرفته از فنّاوریهایی استفاده میکنند که این کار را بهنحو خودکار انجام میدهند.
· ساماندهی پرونده و جستجو. پروندهها باید بهشکلی سازماندهی شود که جستجوی اطلاعات آسان باشد. اگر طبقهبندی اسناد و پرسشگذاری برای جستجوی آنها به دقت صورت نگیرد، کار بازیابی اطلاعات نمیتواند با سرعت به پیش رود.
کتابشناسی:
- “Information Processing and Information Systems”, Encyclopedia Britanica. Vol. 2I, 1992.
- “Information Storage and Retrieval”, Collier Encyclopedia, Vol. 13, 1991.
- “Information Storage and Retrieval”, Encyclopedia Americana. Vol. 15, 1992.
- Martin, J. Information Engineering: an Introduction. Vol. I, Engelwood Cliff, Prentice-Hall, 1990.
- Masuda, Yones. Managing in the Information Society: Releasing Synergy Japanese Style. Oxford: Blackwell, 1990.
